Mailskabeloner: Forudfyldte mails til artist, agent og tourmanager – direkte fra showets egen data
Byg genbrugelige mailskabeloner med flettefelter og roller som modtagere. Mailen åbnes forudfyldt i jeres egen mailklient med jeres egen signatur, og hver udsendelse logges – så I altid kan se hvad der blev sendt til hvem.
Meget af det I sender til artister, agenter og tour managere ligner hinanden: samme struktur, men med andre navne, tider og links. Når det klippes ud af gamle tråde eller kopieres mellem regneark og mail, stiger risikoen for små fejl: en forkert dato, et forkert navn, et link der peger på sidste uges show. Små fejl, der giver ekstra runder i indbakken.
Med Mailskabeloner samler I de faste formuleringer ét sted – og flettefelterne hentes altid fra showets egen data, så beskeden følger med, når virkeligheden skifter.
Skabeloner med flettefelter fra showet
I bygger skabelonen med fast tekst og placeholdere som [Artist], [Venue], [Showday], [Showtime], [Announcement date], [Agent], [Tour Manager], [Production Manager], [Livelink] og [Booker]. Retter bookeren en flytning af dato eller en ny tour manager i showet, så slår det automatisk igennem næste gang skabelonen bruges – I behøver ikke huske at opdatere mailen.
Modtagere som roller – ikke hardcodede e-mails
TO og CC sættes som roller på skabelonen (agent, advance contact, tour manager, production manager, hospitality, booker, guestlist manager). Når mailen skal ud, finder systemet den rigtige kontakt for netop det show, uanset hvor mange agenter eller tour managere I har i spil på tværs af artister. Derudover kan I lægge en fast CC-liste ind til interne modtagere, der altid skal med – fx produktionsteamet eller marketing.
Forudfyldt i jeres egen mailklient
Mailen åbnes forudfyldt direkte i den mailklient I plejer at bruge – enten som mailto-link eller som en .eml-fil, I downloader og åbner. Det betyder at jeres egen afsender, signatur og IT-politik bevares – I sender som jer selv, ikke fra et tredjepartssystem. Inden mailen åbner, tjekker Livelog om flettefelter er tomme eller om en rolle-email mangler, så I fanger det før beskeden kommer afsted og ikke bagefter.
Log og spor på LiveLinket
Hver sendt skabelon logges som et snapshot med emne, brødtekst, TO, CC, tidspunkt og afsender – og loggen bliver liggende, selv om I senere ændrer eller sletter skabelonen. Indeholder mailen [Livelink], markeres LiveLinket automatisk med "sidst manuelt sendt", så I kan se, hvornår artisten eller bureauet sidst fik linket i hånden, uden at skulle lede i sendte mails.
Hvad det betyder i hverdagen
Færre fejl i udgående beskeder, ensartet kommunikation på tværs af bookere, og nemmere overdragelse til nye kolleger. Data står ét sted, og mailen henter det – I behøver ikke længere gætte, om den dato der står i en mailtråd stadig er rigtig.
Har I et par mails, I sender ud fra hvert show? Kontakt os – så hjælper vi med at oversætte dem til skabeloner med flettefelter, der matcher jeres sprog.