Sådan fungerer det
Dit overblik – hele vejen rundt om showet
Livelog er et dansk system til spillesteder og festivaler. I samler bud, aftaler, produktion og afvikling ét sted – så I bruger energien på showet i stedet for at lede i mails og regneark.
Fire faser – fra første bud til sidste afregning
Livelog rummer flere funktioner end dem, vi viser her. Som spillested eller festival vælger I selv, hvilke der er aktive hos jer – det er ikke alting, der giver mening for alle.
-
01
Bud & booking
Fra dialog til underskrevet aftale.
-
02
Advance
Ingen detaljer mellem to stole.
-
03
Showdag
Ét fælles overblik til hele crewet.
-
04
Opfølgning
Luk showet og tag viden med videre.
Udviklet i samarbejde med
Fase 1
Bud & booking
Kom hurtigt fra dialog til underskrevet aftale – uden at miste overblikket over økonomien.
Alt begynder med idéen om en koncert. I Livelog oprettes showet som et offer – et bud. Der forhandles pris og vilkår, og når aftalen er på plads, skifter status til confirmed. Så går I i gang med advance og pre-produktion. Senere kan showet blive confirmed & announced, når det offentliggøres. Bliver buddet afvist, sættes det til declined – så historikken bliver liggende på artisten, også når det ikke blev til noget. Booker, ledelse og økonomi ser det samme hele vejen.
Udvalgte funktioner, der understøtter bud og booking
-
01
Kalender og overblik
Se alle scener i én kalender, spot ledige datoer, og opret et show med det samme. Kalenderen kan deles på sceneniveau og integreres i fx Outlook eller andre eksterne kalendere, så en partner eller et crew kun ser den scene, der er relevant for dem.
-
02
Bud og forhandling
Saml tilbud, pris og vilkår på selve showet, så alle arbejder ud fra samme grundlag – ikke hver deres mailtråd.
-
03
Showets status
Et show starter som offer. Når I har en aftale, skifter det til confirmed – og når det offentliggøres, til confirmed & announced. Et afvist bud bliver declined, så I senere kan se, at det ikke blev til noget, og hvorfor.
-
04
Stamkort – bureau og kontakter
Opret bureauer og kontaktpersoner med roller som agent, advance contact, tour manager og production manager. Vælg dem direkte på showet, så alle trækker på de samme oplysninger.
-
05
Tilbud og kontrakt med digital signering
Send et formelt tilbud som PDF med udløbsdato, og lav kontrakten ud fra showets egne data. I skriver under internt, og artist eller bureau signerer via et sikkert link.
-
06
Announcement-datoer
Sæt tilbudsfrist og tidspunktet for, hvornår showet må offentliggøres. Når det går live, kan status ændres til confirmed & announced – så booker, kommunikation og ledelse arbejder ud fra den samme plan.
-
07
Økonomi og budget
Hold styr på honorar, kommission, valutaer og betalingsdatoer, og sæt budgetmål på venue- og sceneniveau.
-
08
Flere betalingsdatoer
Registrer flere rater på samme show, når honoraret skal betales i flere omgange – med frister, så booker og økonomi kan følge med.
-
09
Musikere og honorarfordeling
Registrer musikere og andre modtagere på showet, og fordel honoraret, så det er klart, hvem der får hvad, når der skal udbetales.
-
10
Artistdatabase og skabeloner
Se hvornår artisten sidst spillede hos jer, og til hvilket honorar. Også afviste bud ligger på artisten, så I har hele historikken, når I laver næste tilbud. Show-skabeloner gør det hurtigt at oprette nye shows med jeres egne standarder.
-
11
Lås vigtige aftalepunkter
Når dato og scene er bekræftet, kan felter låses, så en indgået aftale ikke bliver ændret ved en fejl længere fremme.
Fase 2
Advance
Saml alle krav og aftaler, så ingen detaljer falder mellem to stole før showdagen.
Når showet er confirmed, begynder advance: tiden op til showet, hvor alle de praktiske detaljer skal på plads. Hvem kommer, hvad skal der bruges af teknik, hvornår ankommer de, og hvor skal de parkere? Det er her, de fleste mails og regneark plejer at flyve frem og tilbage. I Livelog indsamles det hele struktureret ét sted – ofte direkte fra artisten selv – og når noget ændrer sig, gælder ændringen med det samme for alle. Så I slipper for at få det samme spørgsmål på mail igen og igen.
Udvalgte funktioner, der understøtter advance og pre-produktion
-
01
Artistportal (LiveLinks)
Send ét link til bureau eller artist. De udfylder selv band og crew, tekniske krav, riders og køretøjer – og alt lander direkte på showet, opdateret i realtid.
-
02
Gæsteliste
Lad artist og bureau skrive gæster på listen selv via LiveLink – med link eller QR-kode, loft og deadline. Tilmeldingerne lander direkte på showet, så I slipper for at samle navne op fra mails.
-
03
Agency Portal
Giv bookingbureauet ét samlet overblik over deres shows hos jer – med nøgletal og links til de enkelte LiveLinks, så de ikke skal jage information show for show.
-
03
Mailskabeloner
Skriv mails én gang med flettefelter som artist, venue og LiveLink. Fra showet vælger I skabelon og modtagere, og mailen åbner færdig i jeres egen mailklient.
-
04
Formularer
Byg jeres egne formularer, del et offentligt link, og saml svarene ét sted med status, noter og PDF – uden at sende et nyt dokument frem og tilbage.
-
05
Riders og tech specs
Saml rider og tech specs ét sted, så produktion kan planlægge i god tid: hvad rideren kræver af lyd, lys og backline, hvilke podier der skal stå hvor, og hvor mange ampere der skal være til rådighed. Hospitality-rideren dækker mad, drikke og dressing rooms. Artisten kan sende det ind via LiveLink, og når noget ændrer sig, ser hele teamet den nye version – ikke en PDF fra i tirsdags.
-
06
Mixer channels og egne lister
Byg kanalplaner med instrument, mikrofon og effekter til lydfolkene, og lav jeres egne lister med præcis de felter, I har brug for.
-
07
Stageplots og venue-info
Del jeres egne stageplots, DMX-planer, kørselsvejledninger og hvad huset kan tilbyde, så artist og produktion kender rammerne på forhånd – og aldrig behøver spørge.
-
08
Transport og køretilladelser
Planlæg ankomst, parkering og adgang for tourbusser og lastbiler, så der er styr på det, når de ruller ind.
-
09
Crew, vagter og ansvar
Hold styr på jeres eget crew – hvem er på vagt hvornår og på hvilken scene – og gør det tydeligt, hvem der løser hvilke opgaver.
-
10
Sikkerhed og risikovurdering
Saml vurdering, bemanding og noter ét sted, så sikkerhed og produktion arbejder ud fra det samme billede inden showdagen.
-
11
Dressing rooms og akkreditering
Fordel dressing rooms og produktionsområder, og lad Livelog beregne armbånd og adgangstyper automatisk ud fra showets data.
-
12
Hotel og overnatning
Book værelser til artist og crew, knyt dem til show og dato, og hold styr på kapaciteten.
-
13
Artwork
Saml billeder og materiale til showet ét sted, så kommunikation og produktion arbejder med den samme version – ikke den seneste fil i en mail.
-
14
Social media og presse
Hold links, handles og noter til presse og sociale medier samlet på showet, så I har det, I skal bruge, når det skal ud.
-
15
Running order
Livelog beregner automatisk tidsplanen – load-in, soundcheck, on stage, off stage og load-out – ud fra scenens standardtider og showets længde.
-
16
Advance-status
Se på tværs af shows, hvor langt I er med advance – hvad der er på plads, og hvad der stadig mangler – uden at åbne hvert show for sig.
-
17
Tjeklister
Brug tjeklister både til at planlægge og udføre advance: riders, teknik, transport, hotel og de øvrige opgaver, der skal være på plads inden showdagen. Byg skabeloner med sektioner – fx bar, garderobe og teknik – genbrug dem fra show til show, og se fremdriften, så alle kan se, hvad der mangler. De samme lister kan også bruges til de praktiske ting på afviklingsdagen.
Livelog gør vores samarbejde mellem booking og produktion tættere og mere præcist.
Vil I se, hvordan det ser ud hos jer? Book en kort demo, så viser vi forløbet på jeres egne shows.
Fase 3
Showdag
Giv hele crewet ét fælles, opdateret overblik, mens dagen kører.
På selve dagen skal alle – fra stage manager til lystekniker til artist care – kunne se den samme, aktuelle plan. Det er her, riders, stageplots og tech specs bliver til praksis: hvilke podier der skal stå hvor, hvor på scenen der skal leveres 63A i et rødt CEE-stik, og hvad artisten har bedt om af drikkevarer på scenen. Ting rykker sig altid i sidste øjeblik, og en printet plan er forældet, i samme øjeblik den kommer ud af printeren. I Livelog har alle den nyeste version hele tiden, uanset hvor de står. Med dashboardet på storskærmen på bagscenen er alle altid opdateret om den aktuelle tidsplan og hvornår artisten skal på scenen.
Udvalgte funktioner, der understøtter afviklingen på dagen
-
01
Dagens day sheet
Et day sheet samler dagens tidsplan og alle praktiske detaljer – load-in, soundcheck, on stage, off stage og load-out – klar til brug direkte i Livelog eller på print.
-
02
Stage dashboards
Hæng en skærm op bag scenen, der viser dagens running order og produktionsdata for netop den scene – opdateret i realtid, så ingen løber efter den seneste PDF.
-
03
Riders, stageplots og teknik
Det, I samlede i advance, bruges her. Scenemester og teknikere kan se stageplots, hvilke podier der skal stå hvor, hvor mange ampere der skal være til rådighed, og hvad rideren kræver af lyd, lys og backline – uden at lede i en mail fra i tirsdags.
-
04
Gæsteliste og indtjekning
Tjek gæster ind ved døren, hold styr på kapacitet, crew og artister, og se akkreditering direkte på showet.
-
05
Hospitality og band rooms
Gør aftaler om forplejning og lokaler synlige for dem, der har ansvaret på dagen.
-
06
Adgang efter rolle
Hver bruger ser kun det, der er relevant for dem – en lydmand kan fx få adgang til teknik og running order for én bestemt scene på én bestemt dag.
-
07
Tjeklister
På selve dagen bruges tjeklisterne til det praktiske: load-in, soundcheck, hospitality, dør og load-out. Crew kvitterer opgaver af undervejs, så I altid ved, hvad der er klaret, og hvad der stadig udestår – samme lister, I planlagde advance med, bare i udførelse.
-
08
Download offline kopi af alle showdata
Træk hele showet ned som en lokal kopi, så I kan fortsætte afviklingen, hvis nettet går ned – riders, daysheet, tjeklister og de øvrige data er ved hånden uanset dækning.
Og så…
Musikken spiller
Detaljerne er på plads, alle ved, hvad der skal ske, og I kan koncentrere jer om aftenen i stedet for at slukke ildebrande.
Fase 4
Opfølgning
Luk showet ordentligt, og tag erfaringerne med til næste gang.
Når publikum er gået hjem, er showet ikke helt slut. Der skal afregnes, evalueres og gemmes – så I både lukker det gamle show ordentligt og står stærkere til det næste. I Livelog bliver alt liggende samlet, så viden ikke forsvinder, når en kollega holder fri eller stopper.
Udvalgte funktioner, der understøtter afregning og opfølgning
-
01
Afregning og betaling
Registrer honorar og betalingsdato, marker når artisten er betalt, og saml det økonomiske grundlag ét sted.
-
02
Budgetopfølgning
Følg forbruget op mod budgettet for perioden. Bekræftede og tilbudte shows omregnes automatisk til DKK efter dagskursen, så ledelse og økonomi altid har det reelle overblik.
-
03
Evaluering og interne noter
Skriv erfaringerne ned, mens de er friske, så vigtig viden bliver hos huset – ikke kun i hovedet på den, der stod for showet.
-
04
Dokumentation og historik
Kontrakter, riders og produktionsdata bliver liggende, så I nemt kan finde dem frem igen, når nogen spørger.
-
05
Fuld ændringshistorik
Livelog gemmer hver ændring, så I altid kan se hvem der ændrede hvad og hvornår – og rulle tilbage, hvis noget gik galt.
-
06
Tjeklisteskabeloner
Når noget manglede eller kom til undervejs, lægger I det ind i skabelonen, mens det er friskt. Næste show starter med den aktuelle liste – så den samme forglemmelse ikke gentager sig.
-
07
Klar til næste show
Genbrug artistens data, tidligere aftaler og skabeloner, så næste bud er hurtigere at lave – og cirklen starter forfra.
Se hele forløbet i praksis
Book en demo, så viser vi hvordan Livelog følger showet fra bud til afregning – eller dyk ned i de enkelte funktioner.